Repassando alguns e-mails, achei esse artigo escrito pelo colega de ofício Christian Barbosa, resolvi postar por concordar com o posicionamento sobre a necessidade de termos cuidado com o tempo de duração das reuniões, lembrei-me da postagem sobre disciplina. Boa leitura!
Uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer concentrado em uma tarefa por no máximo 11 minutos, até que o telefone toque. Uma vez que é incomodado e sua atenção é desviada, essa pessoa leva em torno de 25 minutos para se concentrar novamente no que estava fazendo. Isso pode gerar uma perda de produtividade de até duas horas diárias.
Além disso, as grandes “vilãs” da produtividade no trabalho são as reuniões, como comprovei em uma pesquisa que mostrou que apenas um terço delas são realmente produtivas.
Os maiores problemas desses encontros são: horários não cumpridos, excesso ou falta de participantes, temas longos, falta de objetividade, conversas paralelas, muitas discussões e, algumas vezes, poucas resoluções. É preciso ter consciência de que muitas horas do seu tempo são desperdiçadas com reuniões improdutivas.
Você já parou para pensar em quantas horas semanais são gastas com encontros desse tipo, que não levam a uma conclusão definitiva? Provavelmente, se você pudesse eliminar metade deles, conseguiria ter o tempo que falta para a conclusão de suas atividades no trabalho.
Para alcançar o objetivo tão almejado por empreendedores e profissionais em geral, que não querem perder tempo, sugiro algumas soluções:
A convocação deve ser adequada – O costume generalizado no momento de convocar as
reuniões é o envio de um e-mail, muitas vezes em cima da hora. Essas mensagens são pouco objetivas, ou seja, faltam informações sobre o conteúdo a ser discutido, o que prejudica a credibilidade de quem as determina. Conseqüentemente, pode chegar uma hora que os funcionários não respeitam mais horários, pois as reuniões se tornam improdutivas por ausência de planejamento. Uma boa convocação é essencial para que se obtenha um encontro mais útil e produtivo.
Cuidado com as reuniões muito longas – O limite de tempo ideal para que seja mantido um grau satisfatório de eficiência durante as reuniões não deve ultrapassar duas horas, caso contrário, os participantes podem perder o foco. Se necessário, faça pausas, mas evite reuniões intermináveis.
Toda reunião deve ter uma liderança – As pessoas precisam de um líder para receber orientação e ajudá-las a tomar decisões. O líder deve ser alguém dotado de muita assertividade, facilidade de dizer “não” e objetividade ímpar. Ele deve abrir a reunião declarando o objetivo de todos os participantes, a hora de início e encerramento, além de motivar as pessoas a manter o foco para evitar conversas paralelas.
Adotando alguns métodos de melhoria na administração do tempo, você verá os efeitos a curto e médio prazo. Às vezes, algumas empresas colocam como meta a redução de custos, mas, na verdade, se a redução começar pela número de reuniões, haverá uma equipe mais focada em trazer resultados.
